Ámbito de aplicación

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales sujetos a Tratamiento por parte de BeGo Colombia S.A.S., actuando como responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “EMPRESA”).

Identificación del responsable del Tratamiento

BeGo Colombia S.A.S., una empresa con domicilio en Cl 86a No. 14 – 63, Bogotá, D.C., Colombia.

Correo electrónico: royalenfield@begocolombia.com.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita emitida por el Responsable al Titular sobre el Tratamiento de sus Datos Personales, informándole de las Políticas de Tratamiento de la Información aplicables, cómo acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento previsto.

Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas físicas identificadas o identificables.

Encargado del Tratamiento: Persona física o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros trate Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona física o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Términos y condiciones: Marco general que establece las condiciones aplicables a los participantes en actividades promocionales o similares.

Titular: Persona física cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales, como la recogida, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

Transferencia: Se produce cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento ubicado en Colombia envía Datos Personales a un destinatario que también es Responsable, ya esté ubicado dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los datos dentro o fuera de Colombia cuando lo realiza un Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento de Datos Personales

La EMPRESA, actuando como Responsable y/o Encargado del Tratamiento, recoge, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales de personas físicas con las que tiene o ha tenido relaciones, incluyendo, entre otros, empleados y sus familias, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para el adecuado desarrollo de sus actividades empresariales y el fortalecimiento de las relaciones con terceros.

Finalidad del Tratamiento

• Enviar información a los empleados y a sus familias.
• Prestar servicios de salud a los beneficiarios entre los familiares de los empleados.
• Reconocer, proteger y ejercer los derechos de los accionistas.
• Fortalecer las relaciones con consumidores y clientes mediante comunicaciones pertinentes, tramitación de pedidos, solicitudes de atención al cliente, evaluaciones de calidad e invitaciones a eventos organizados o patrocinados por la EMPRESA.
• Interactuar con distribuidores, verificar el cumplimiento de los estándares de distribución y de las obligaciones legales, e invitarlos a eventos de la EMPRESA.
• Garantizar un suministro oportuno y de calidad con los proveedores mediante procesos de selección, evaluaciones de cumplimiento e invitaciones a eventos.
• Verificar saldos con acreedores.
• Determinar obligaciones pendientes, consultar información de historial financiero y crediticio y reportar obligaciones impagadas a centrales de riesgo.
• Mejorar, promocionar y desarrollar los productos de la EMPRESA y los de sus empresas afiliadas a nivel mundial.
• Con fines de marketing, estadísticos, de investigación y otros fines comerciales que no sean contrarios a la legislación colombiana.
• Responder a requerimientos judiciales o administrativos y cumplir mandatos legales.
• Contactar con personas físicas por correo electrónico u otros medios para las finalidades indicadas anteriormente.

Derechos de los Titulares

• Conocer los Datos Personales que la EMPRESA esté tratando.
• Solicitar la actualización, corrección o rectificación de sus datos.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la EMPRESA.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia por infracciones de la normativa de protección de datos.
• Solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada, cuando sea legalmente procedente.
• Acceder gratuitamente a sus Datos Personales.

Área responsable de la implementación y el cumplimiento

El administrador de BeGo Colombia S.A.S. es responsable del desarrollo, la implementación, la formación y la observancia de esta Política.

Todo el personal que trate Datos Personales en las diferentes áreas de la EMPRESA debe reportar estas Bases de Datos a la dirección de la empresa y remitir de inmediato todas las solicitudes, quejas o reclamaciones presentadas por los Titulares.

El administrador de BeGo Colombia S.A.S. también ha sido designado como el área responsable de atender solicitudes, consultas, quejas y reclamaciones mediante las cuales los Titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos y revocar la Autorización.

Autorización

La EMPRESA debe solicitar a los Titulares una Autorización previa, expresa e informada antes de llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

Autorización previa significa que el consentimiento debe obtenerse, como muy tarde, en el momento en que se recojan los Datos Personales.

Autorización expresa significa que el consentimiento del Titular debe ser explícito y específico. Las autorizaciones abiertas o no específicas no son válidas.

Este consentimiento puede otorgarse mediante mecanismos escritos, orales o de conducta inequívoca puestos a disposición por la EMPRESA.

La EMPRESA nunca interpretará el silencio como conducta inequívoca. La Autorización debe conservarse siempre para futuras consultas.

Autorización informada significa que, al solicitar el consentimiento, se debe informar claramente al Titular de:

• Los Datos Personales que se van a recoger.
• La identidad y los datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
• Las finalidades específicas del Tratamiento.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• El carácter opcional de las respuestas relativas a datos sensibles o a los datos de niños, niñas y adolescentes.

Disposiciones especiales para Datos Personales sensibles

De acuerdo con la Ley colombiana de protección de datos, los datos sensibles incluyen información que afecta a la intimidad o cuyo uso indebido puede dar lugar a discriminación, como datos relativos al origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, salud, vida sexual y datos biométricos.

El Tratamiento de Datos Personales sensibles está prohibido, salvo que la EMPRESA cuente con la Autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones legales.

• Se debe informar al Titular de que no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles.
• Se debe informar al Titular de qué datos son sensibles y de la finalidad de su Tratamiento.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

Disposiciones especiales para los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes

La EMPRESA solo tratará Datos Personales de niños, niñas y adolescentes cuando dicho Tratamiento responda y respete su interés superior y garantice sus derechos fundamentales.

Una vez cumplidos estos requisitos, la EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, tras garantizar el derecho del menor a ser escuchado, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.

Procedimiento para solicitudes, consultas, quejas y reclamaciones

Los Titulares cuyos Datos Personales estén siendo recogidos, almacenados, usados o circulados por la EMPRESA podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y a revocar la Autorización.

Solicitudes y consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán solicitar:

• Información sobre los Datos Personales objeto de Tratamiento.
• Prueba de la Autorización otorgada a la EMPRESA.
• Información sobre el uso dado a sus Datos Personales.

Las solicitudes podrán presentarse a:

• BeGo Colombia S.A.S., Cl 86a No. 14 – 63, Bogotá, D.C., Colombia.
• Correo electrónico: royalenfield@begocolombia.com.

Las solicitudes y consultas se responderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder dentro de este plazo, se informará al interesado de los motivos del retraso y de la fecha de respuesta, que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales.

Quejas y reclamaciones

Los Titulares o sus causahabientes podrán presentar quejas o reclamaciones para solicitar:

• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de Datos Personales o la revocación de la Autorización.
• La corrección de cualquier presunto incumplimiento de las obligaciones contenidas en la Ley de protección de datos.

La solicitud debe incluir una descripción de los hechos, los datos de contacto del solicitante y los documentos de soporte que correspondan.

Las quejas y reclamaciones podrán presentarse a:

• BeGo Colombia S.A.S., Cl 86a No. 14 – 63, Bogotá, D.C., Colombia.
• Correo electrónico: royalenfield@begocolombia.com.

Si está incompleta, la EMPRESA solicitará la subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles. Si el solicitante no aporta la información requerida dentro de los dos (2) meses, se entenderá que la queja o reclamación ha sido desistida.

Una vez recibida una queja o reclamación completa, se incluirá en la Base de Datos, en un plazo no superior a dos (2) días hábiles, una nota que indique “reclamación en trámite” y el motivo, y permanecerá hasta que el asunto se resuelva.

El plazo máximo para resolver una queja o reclamación es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible, se informará al interesado de los motivos del retraso y de la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales.

Información recopilada de forma pasiva

Al utilizar los servicios disponibles en los sitios web de la EMPRESA, la EMPRESA podrá recopilar información de forma pasiva mediante tecnologías como cookies, incluyendo información de hardware y software, dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, nombre de dominio, hora de acceso y direcciones de sitios web de referencia.

Estas herramientas no recopilan directamente Datos Personales de los usuarios. También puede recopilarse información sobre las páginas visitadas con mayor frecuencia para comprender los hábitos de navegación.

Los usuarios pueden configurar el funcionamiento de las cookies según la configuración de su navegador.

Seguridad de los Datos Personales

En estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, la EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los registros contra alteración, pérdida, consulta, uso no autorizado o acceso fraudulento.

La obligación y responsabilidad de la EMPRESA se limitan a proporcionar medios adecuados para este fin. La EMPRESA no garantiza la seguridad absoluta de la información y no será responsable de las consecuencias derivadas de fallos técnicos o del acceso indebido por parte de terceros a las Bases de Datos o Archivos donde se almacenen Datos Personales.

La EMPRESA exigirá a sus proveedores de servicios que actúen como Encargados del Tratamiento que adopten y cumplan medidas de seguridad adecuadas para la protección de los Datos Personales.

Transferencia, transmisión y divulgación de Datos Personales

La EMPRESA podrá divulgar Datos Personales a sus empresas afiliadas en todo el mundo para su uso y Tratamiento de conformidad con esta Política de Protección de Datos Personales.

La EMPRESA también podrá proporcionar Datos Personales a terceros no afiliados a la EMPRESA cuando:

• Sean contratistas vinculados mediante acuerdos para el desarrollo de las actividades de la EMPRESA.
• Se transfiera, por cualquier título, una línea de negocio relacionada con la información.

En todos los acuerdos de transmisión de Datos Personales celebrados entre la EMPRESA y los Encargados del Tratamiento, se exigirá que la información sea tratada de conformidad con esta Política y que el Encargado asuma las siguientes obligaciones:

• Tratar los Datos Personales por cuenta de la EMPRESA de conformidad con los principios que rigen dichos datos.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan Datos Personales.
• Mantener la confidencialidad respecto al Tratamiento de Datos Personales.

Legislación aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales y el Aviso de Privacidad se rigen por la legislación aplicable en materia de protección de Datos Personales, incluyendo el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y cualesquiera normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Fecha de entrada en vigor

Esta Política de Protección de Datos Personales entra en vigor el 1 de noviembre de 2016.